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Conservazione sostitutiva di documenti e fatture, la procedura nel dettaglio

La conservazione sostitutiva di documenti e fatture è ormai diventa una realtà per tutte le imprese. Una realtà che è diventata ancora più concreta dopo l’entrata in vigore della normativa che sancisce l’obbligo di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione.

Grazie alla conservazione sostitutiva, la validità di un documento informatico è equiparata a quella del suo originale cartaceo. In particolare, essa è una procedura informatica i cui step sono specificamente stabiliti dal Legislatore. Sono cinque le procedure necessarie per la conservazione digitale dei documenti elettronici.  A seguire l’iter procedurale:

Emissione della fattura elettronica   

La procedura è abbastanza semplice: il documento verrà redatto con l’ausilio di un software che creerà una fattura dello stesso contenuto di quella cartacea.

 

Apposizione della firma digitale

Ogni fattura elettronica deve essere accompagnata da una firma elettronica qualificata che conferisce valore al documento redatto su supporto digitale.

 

Indicizzazione del documento 

La fattura in formato elettronico dovrà essere accompagnata da una serie di dati come, ad esempio, numero di fattura e partita IVA del cliente. Questi dati consentono di “indicizzare” il documento e di cercarlo in maniera più semplice nell’archivio digitale.

Conservazione elettronica del documento in “lotti”

La fattura, munita di firma digitale e di numero per la sua indicizzazione, entra a far parte di un “lotto di conservazione”. In esso sono raggruppate altre fatture (di norma appartengono allo stesso lotto quelle fatture emesse nello stesso periodo di tempo). Il lotto garantisce che le fatture  e i documenti siano ordinati in maniera cronologica e relativamente a ciascun periodo di imposta.

 

La marca temporale e la firma a chiusura del lotto

Ad ogni lotto di conservazione deve essere apposta la marcatura temporale e la firma elettronica qualificata. Sarà il Responsabile della Conservazione Sostitutiva ad occuparsi dell’apposizione della firma elettronica. La marca temporale e la firma elettronica hanno la precisa funzione di bloccare il contenuto, la forma e il tempo dei lotti di conservazione. Il documento e la fattura, in tal modo, non potranno essere modificati.

Una volta ultimata la procedura, i documenti e le fatture potranno essere conservate, ai sensi di Legge, per un periodo di 10 anni.

“Si rispettino i tempi!”: UNGDCEC denuncia la giostra delle scadenze

18-05-2015 – Gerico 2015 –Versione beta : “Le risultanze in termini di stima dei ricavi/compensi (comprensivi della normalità economica) e di coerenza dell’applicazione pubblicata non hanno il carattere di ufficialità e non possono essere utilizzate per la predisposizione della dichiarazione annuale relativa al periodo di imposta 2014.”

A meno di un mese dalla prima scadenza per il pagamento delle imposte relativo all’Unico/2015 si, ancora una volta, siamo nella fase dei “lavori sono in corso”!

Fa sorridere leggere che in parlamento si dibatte sulla “certezza del diritto” quando poi nella pratica si è amaramente consapevoli che per noi commercialisti di certo vi è ben poco!
L’UNGDCEC ha già denunciato come la giostra di scadenze ed adempimenti nel 2015 abbia ormai superato i limiti di tollerabilità: siamo partiti dal caos Imu terreni montani per passare alla “inutile” Certificazione Unica ed arrivare al pasticcio pubblicizzato con il nome di “730 precompilato”.

Se tutto ciò non bastasse si sono dovute affrontare le nuove problematiche legate all’introduzione dello Splyt payment, all’ampliamento del reverse charge, con chiarimenti giunti a tre mesi dall’entrata in vigore delle norme.

Dinanzi a tale scenario l’UNGDCEC non chiede la solita proroga, che ci si augura non arrivi, come sempre all’ultimo istante, ma un urgente intervento normativo, che conduca almeno all’automatico slittamento delle scadenze dinanzi ai ritardi dell’Amministrazione Finanziaria; solo così potremo pensare di ricostruire il rapporto di fiducia tra stato e cittadini che, a fronte di tutto ciò che abbiamo denunciato, adesso è totalmente carente.

Non si può infatti discutere di grandi riforme, di massimi sistemi quando si disattende costantemente ai principi contenuti nello statuto del contribuente: l’unico risultato sono rivoluzioni dai “piedi d’argilla”, interventi patchwork che altro non fanno che creare un sistema sempre più complesso e sempre più pericoloso.

Allo stesso modo, non si può discutere di strategie per rafforzare la competitività delle imprese annunciando misure, valide, ma con tempi di attuazione “ a singhiozzo”!
Non possiamo ancora una volta non sorridere amaramente nel vedere il colorato schema del DEF con l’annunciata proroga al 31 dicembre 2015 del cosiddetto “Bonus Macchinari”, con l’ulteriore inserimento degli investimenti in hardware, software.

Anche questa volta si parla di proroga!

Rafforzamento della competitività delle imprese significa permettere loro di effettuare una pianificazione degli investimenti potendo contare su misure certe, strutturali, non su interventi spot, magari annunciati è poi attuati in ritardo o, peggio, non attuati affatto!

L’UNGDCEC, ancora una volta chiede non solo che l’allungamento al 31.12.2015 del Bonus Macchinari diventi al più presto ufficiale, ma che diventi misura strutturale: sei mesi non bastano per “rilanciare” davvero gli investimenti e chi come noi commercialisti vive al fianco degli imprenditori lo sa bene!

I COMMERCIALISTI CHIEDONO RISPETTO DEL PROPRIO LAVORO

Caro Collega,

ogni giorno tutti noi svolgiamo con passione una professione che ha tutti i requisiti per potersi esprimere ad alti livelli fornendo servizi e consulenze a grande valore aggiunto, ma che si trova quotidianamente impastoiata nello svolgere inutili adempimenti e con scadenze fuori controllo, costretta a sperare in proroghe dell’’ultimo momento e in comunicati stampa che oramai hanno forza di legge.
Svolgiamo una professione cui è riconosciuto un ruolo di difesa dell’’interesse pubblico.

Ricordiamo che:

I commercialisti

  • • hanno contribuito e contribuiscono in maniera determinante al funzionamento del sistema fiscale italiano, facendosi carico, anche dal punto di vista economico, di quello che è diventato il “Fisco Telematico”;
  • • contribuiscono con il loro lavoro e le loro competenze a dare un sostegno alle imprese: dalla loro creazione, allo sviluppo, al sostegno nei momenti di crisi;
    • sono un importante anello di raccordo tra il sistema economico e il sistema delle finanze statali;
  • • sono in grado di svolgere attività di controllo e presidio all’’applicazione delle norme ed al corretto svolgimento dell’’attività sia di Enti pubblici che privati;
  • • credono nella modernizzazione e nell’’efficientamento del sistema, anche in funzione della lotta all’’evasione fiscale, e quotidianamente contribuiscono a tale processo di ammodernamento sopportandone i costi, affinchè ciò avvenga invece “a costo zero” per la pubblica amministrazione, nell’interesse del sistema paese;
  • • vogliono lo snellimento burocratico, la vera semplificazione, la certezza normativa partendo dal rispetto dello Statuto del Contribuente, ma soprattutto vogliono poter svolgere con dignità, avendo il riconoscimento del ruolo sociale che loro compete, il proprio lavoro a beneficio dei cittadini contribuenti assistiti e dell’intera collettività;
  •  Vogliono e chiedono, rimanendo spesso inascoltati, di dare il loro contributo di conoscenza ed esperienza al miglioramento delle norme e dei processi che portano i cittadini a contribuire al sostentamento dello Stato ed al finanziamento dei suoi servizi.

A fronte di questo, la categoria deve purtroppo fare i conti con lo scenario attuale, nel quale l’esercizio della professione è diventato una sorta di percorso ad ostacoli.

Non possiamo più tollerare

  • • La sovrapposizione delle scadenze e la proliferazione degli adempimenti superflui;
  • • L’’introduzione di nuovi adempimenti senza una completa razionalizzazione di quelli esistenti;
  • • Una attività legislativa superficiale e contraddittoria;
  • • L’’attribuzione di responsabilità di dubbio profilo costituzionale;
  • • Il sostenimento di costi sempre maggiori per le integrazioni dei software applicativi;
  • • L’’attribuzione di competenze professionali proprie della categoria ad altri soggetti privi di qualifiche;
  • • I continui prelievi forzosi perpetrati nei confronti delle nostre Casse di Previdenza, la cui esosa tassazione mette a rischio il futuro previdenziale dei professionisti;
  • • L’’esclusione dalla platea dei soggetti destinatari di provvedimenti a sostegno del comparto economico, per la crescita e la salvaguardia dell’occupazione.

Vogliamo che i commercialisti

  • • Non siano semplicemente considerati il braccio operativo della P.A., gli esattori di imposte e tributi, costretti a lavorare in condizioni di incertezza e di continua emergenza;
  • • Non siano considerati unicamente soggetti da sanzionare;
  • • Abbiano dalla Pubblica Amministrazione il giusto riconoscimento, anche economico ma non solo, per il loro ruolo di sussidiarietà;
  • • Abbiano scadenze chiare, immodificabili nei 365 giorni, al fine di permettere una programmazione efficiente negli studi;
  • • Abbiano il riconoscimento della sospensione dei termini in caso di malattia ed infortunio grave;
  • • Abbiano il diritto di potersi assicurare;
  • • Abbiano il giusto riconoscimento delle loro competenze che sono il frutto di un lungo percorso di studio e di un adeguato tirocinio, di un costante controllo sullo svolgimento dell’attività operato dagli Ordini, nel rispetto di norme deontologiche stringenti e di una costante formazione rispettosa della previsione normativa.

Come saprai la Categoria dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili si è dotata del proprio codice di autoregolamentazione delle astensioni collettive, che è stato pubblicato sulla G.U. n. 185 dell ’11 agosto 2014 e le cui firmatarie sono le Associazioni nazionali dei Commercialisti (ADC – AIDC – ANC – ANDOC – UNAGRACO – UNGDCEC – UNICO).
L’astensione collettiva dalle attività, grazie all’adozione del codice di autoregolamentazione, rappresenta uno strumento al quale anche la nostra categoria può decidere di fare ricorso e riteniamo importante che ogni collega ne conosca bene i contenuti, per questo ne alleghiamo copia alla presente, per darne la maggiore diffusione possibile.

Queste e molte altre sono le ragioni che possono determinare la proclamazione dell’’astensione collettiva da parte della nostra categoria, la quale si dovrà dimostrare unita e coesa come non mai per cercare di ottenere il giusto riconoscimento che le spetta!

Vorremmo conoscere la tua opinione sull’’argomento per far sentire con ancora più forza la nostra voce.

Ti ringraziamo per la Tua collaborazione.

Con i migliori saluti.

La Giunta UNGDCEC

Imposta di bollo sulle fatture PA codice tributo

marca-da-bolloIl DM del 17 giugno 2014 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno) prevede che il pagamento dell’imposta di bollo (se richiesta) per libri, scritture contabili e documenti tributari in versione informatica dovrà avvenire, interamente a saldo, mediante F24 entro 120 gg dalla chiusura dell’esercizio. Pertanto la marca da bollo non deve essere applicata fisicamente sul documento mediante contrassegno telematico ma deve essere indicata la dicitura “Imposta di bollo assolta in modo virtuale ex DM 17/06/2014 art. 6”. Non è più necessaria alcuna comunicazione preventiva all’Agenzia delle Entrate.
modello-f24Il codice tributo da indicare nel F24 è 2501 (denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”). In sede di compilazione del modello di versamento F24, il suddetto codice tributo è esposto nella sezione “Erario” in corrispondenza delle somme indicate nella colonna “importi a debito versati”, con l’indicazione nel campo “anno di riferimento”, dell’anno d’imposta per cui si effettua il versamento, nel formato “AAAA”.